Para utilizar a funcionalidade de gestão de atividades, é necessário criar um canvas do tipo projeto.
A gestão de atividade é uma funcionalidade ligada a um canvas do tipo projeto.
Como atividades não estão destacadas em uma área do canvas do projeto, foi criado uma funcionalidade exclusiva para isso.
Para acessar ela, siga o passo-a-passo:
Clique no menu, no canto superior esquerdo;
Clique sobre o menu “Meus Projetos“;
Clique sobre o nome de algum projeto listado;
Clique no submenu do seu projeto, no terceiro ícone, chamado “Gestão de Atividades“.
E como ela funciona?
A gestão de atividades usa como base o termo de origem japonesa chamado “Kanban”, para indicar o andamento dos fluxos de produção de atividade em série, muito utilizado em empresas de fabricação.
O quadro para gestão de atividade é dividido nas etapas:
- Fazer;
- Fazendo;
- Fila p/ verificação;
- Verificação;
- Feito.
O processo de criação de uma atividade é muito simples, abaixo segue o passo-a-passo:
- Clique duas vezes no título de alguma etapa (Fazer, Fazendo…);
- Será aberto um popup, para inserir informações da atividade;
- Selecione qual status sua atividade se encontra;
- Selecione qual grupo de entrega sua atividade está relacionada;
- Informe o título de sua atividade;
- Selecione a data de inicio e a data de fim;
- Informe o tempo em formato de hora e minuto que sua atividade deve levar para ser realizada;
- Selecione o responsável pela sua atividade;
- Se sua atividade visa atender um ou mais requisito do projeto, você poderá selecionar eles;
- Se necessitar, selecione a aba “Dados adicionais” no topo do popup para mais detalhes de sua atividade;
- Informe o tempo em formato de hora e minuto que sua atividade deve levar para ser realizada;
- Se necessitar anexar algum arquivo, selecione a aba “Anexar arquivos” no topo do popup.
- Clique no botão “Confirmar”.
Para alterar o status de uma atividade, por exemplo de “Fazer” para “Fazendo”, basta segurar com o mouse sobre a atividade e arrastar até o próximo status.
Se desejar poderá filtrar as atividades pelo Grupo de Entregas, por apenas selecionar o grupo de entregas no início do quadro, conforme imagem ao lado.
Outra opção de filtro é filtrar pela atividade, basta apenas digitar a atividade no campo que será exibida as atividades correspondentes ou utilizar o “Filtro Avançado”.
Abaixo separamos alguns conceitos, que podem ser de ajuda ao iniciar o trabalho com a gestão de atividades.
Que tipo de atividade deve ser colocado em cada etapa, segue nossa sugestão:
- A Fazer – Todas as atividade que ainda não foram iniciadas;
- Fazendo – Todas as atividade que estão em execução por alguém;
- Feito – Todas as atividade que foram feitas, mas que ninguém realmente verificou se está atendendo os requisitos para ser concluído;
- Em Verificação – Todas as atividades feitas que estão sendo analisadas, por exemplo pelo departamento de qualidade do projeto ou um responsável;
- Concluído – Todas as atividade verificadas e que realmente foram concluídas.
A gestão de atividade é ligada a três áreas, que são:
- Grupo de Entregas;
- Requisitos;
- Equipe.
Agora vamos entender a relação com cada uma, começando por:
Grupo de Entregas
Um projeto é formado por várias entregas no decorrer do tempo. E cada entrega é composta por uma ou muitas atividades.
Assim a gestão de atividade, é organizada por grupo de entregas, as atividades que são criadas devem ser referenciadas a um grupo de entrega.
Requisitos
Uma atividade a ser executada no projeto, muitas vezes tem como base atender um determinado requisito do projeto, assim ao criar uma nova atividade, é possível vincular a atividade a uma ou mais requisitos.
Equipe
Para uma atividade ser executada é necessário um responsável por ela, assim é possível vincular quem da equipe do projeto vai ser o responsável pela atividade.
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